Hôtellerie & restauration : les avantages de la dématérialisation


Factures, relevés bancaires, fiches d’impôts… La dématérialisation offre aujourd’hui une myriade d’avantages, si bien qu’elle séduit bon nombre d’entreprises. Parmi les secteurs conquis figurent ceux de l’hôtellerie et la restauration. Et pour cause, le cloud se positionne comme une alternative idéale pour la gestion d’un hôtel et d’un restaurant. Le point sur ses nombreux atouts !

Qu’est-ce que la dématérialisation ?


La dématérialisation est une procédure basée sur la transformation de documents physiques en fichiers numériques, afin que ces derniers puissent être inclus dans un process. Actuellement, les documents les plus dématérialisés dans le secteur de l’hôtellerie et de la restauration sont les relevés bancaires, les factures et les bulletins de salaire.

Entrée dans l’ère du numérique


Bon nombre d’hôtels et de restaurants ont aujourd’hui basculé dans le cloud en dématérialisant leurs factures diverses, documents comptables et administratifs. Cela pour plusieurs raisons :

1. Un gain de temps considérable


Généralement, un collaborateur perd 50 % de son temps dans la recherche de documents. La digitalisation administrative simplifie largement le travail. Si un employé veut accéder à telle facture ou tel document, il n’aura qu’à se rendre à une plateforme dédiée et trouvera ce qu’il recherche dans un classeur virtuel en seulement un clic.

La virtualisation offre, par ailleurs, une bonne traçabilité des documents. En effet, les données sont consultables n’importe où, ce qui est idéal pour les collaborateurs qui se déplacent souvent.

2. Une économie


La facture de consommation de papier est également réduite. D’ailleurs, ce process s’inscrit dans une démarche écologique.

3. Un gain d’espace


La virtualisation des données offre également un avantage non négligeable en matière de rangement. Les feuilles volantes, les dossiers et les classeurs peuvent être archivés dans un simple disque dur ou une clé USB.

4. Une expérience client optimisée


Pour un restaurant et un hôtel, la fidélisation clientèle est primordiale. Et cela passe avant tout, par un suivi client optimisé. Historique des réservations, justificatifs de paiement, factures… Plus aucun document ne sera égaré avec la dématérialisation.

Les inconvénients de la dématérialisation


Certes, les atouts de la dématérialisation sont légion. Toutefois, elle présente également quelques inconvénients qu’il est nécessaire de prendre en compte :

  • La vulnérabilité des données : raison pour laquelle il est incontournable de recourir à un système d’archivage électronique qui empêche la modification et la suppression des fichiers.

  • La perte de données : ce cas de figure peut se présenter dans le cas d’une cyberattaque. Voilà pourquoi il est essentiel de garantir une bonne sécurité du système informatique de l’hôtel ou du restaurant.

  • Les couts supplémentaires : qui dit dématérialisation dit également investissement dans des dispositifs de stockage.

  • Vous l’aurez compris, la dématérialisation est aujourd’hui un allié de taille pour les établissements en quête de productivité et désireux d’accroitre leurs chiffres d’affaires. Économie, gain de temps et d’espace, meilleure traçabilité des documents numérisés, amélioration du suivi client… les atouts de ce process sont pléthoriques, si bien que vous auriez tort de vous en priver !

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